Что умеет KAPI?
Возможности сервиса, польза для компании и границы автоматизации.
Для чего нужен KAPI
KAPI помогает провести закупку от описания потребности до работы с предложениями поставщиков в одном сервисе. Снабженец получает удобный рабочий инструмент, а руководитель — более прозрачный и единообразный процесс.
Сократить ручную работу при поиске поставщиков, подготовке запросов и разборе ответов, не забирая у человека контроль над важными решениями.
Что делает сервис
Собирает закупочную заявку
Пользователь описывает потребность обычным текстом. KAPI выделяет товар, количество, адрес и задает уточняющие вопросы, если данных недостаточно.
Помогает найти поставщиков
Сервис использует базу компании и историю закупок, а по отдельной команде может дополнительно искать новых поставщиков в интернете.
Готовит и отправляет запросы
KAPI создает черновик письма по заявке. Пользователь проверяет текст, при необходимости меняет его, добавляет файлы и выбирает получателей.
Собирает ответы поставщиков
Ответы и вложения сохраняются в отдельных переписках. Сервис помогает выделить цену, срок поставки и комментарии из полученных предложений.
Показывает ход закупки
Созданные пользователем закупки доступны в разделе «Мои заявки». Там можно проверить состояние заявки, поставщиков и количество полученных ответов.
Сохраняет опыт компании
После завершения сделки поставщик и товар пополняют базу компании и могут использоваться при следующих закупках.
Какую пользу получает руководитель
- Единый порядок работы с закупками вместо разрозненных писем и таблиц.
- Меньше времени сотрудников уходит на повторяющиеся действия.
- Заявки, поставщики, переписки и предложения связаны между собой.
- История работы и база поставщиков остаются внутри компании.
- Руководитель может просматривать заявки компании, управлять сотрудниками и общими данными организации.
Что получает снабженец
- Меньше ручной работы при подготовке заявки, поиске поставщиков и составлении писем.
- Заявки, поставщики, переписки и полученные предложения собраны в одном месте.
- Ответы поставщиков не нужно вручную переносить из писем в отдельные таблицы.
- К завершенным закупкам и прошлым поставщикам можно вернуться при следующей потребности.
- Снабженец сохраняет контроль: проверяет данные, выбирает поставщиков и принимает окончательное решение.
Что остается под контролем человека
KAPI помогает подготовить данные и выполнить рутинные действия, но не принимает окончательное решение вместо сотрудника.
- Пользователь проверяет и подтверждает содержание заявки.
- Пользователь проверяет поставщиков, адреса и список получателей.
- Письмо подтверждается перед отправкой.
- Выбор поставщика и подтверждение сделки выполняет человек.
Что меняется для компании
KAPI не заменяет отдел закупок. Он дает сотрудникам рабочий инструмент для ведения закупок, а руководителю помогает сделать процесс быстрее, понятнее и меньше зависимым от личных файлов и переписок отдельных сотрудников.