Как провести первую закупку в KAPI?
Полный путь от описания потребности до работы с ответами поставщиков.
Что вы сделаете
Создадите закупочную заявку, получите стартовый список поставщиков, при необходимости расширите его поиском в интернете, подготовите письмо и отправите запросы выбранным поставщикам.
Перед началом
- Войдите в подтвержденную учетную запись KAPI.
- Подготовьте название товара, количество и адрес доставки. Это обязательные данные заявки.
- Если у вас есть особые требования к товару или срокам, добавьте их в первое сообщение.
Создайте и подтвердите заявку
Откройте новый чат
Нажмите «Новый чат» и опишите закупку обычным текстом.
Ответьте на уточняющие вопросы
KAPI соберет из диалога товар, количество и адрес. Если информации недостаточно, система попросит уточнить данные.
Проверьте итоговую формулировку перед подтверждением. После подтверждения сервис подготовит первоначальный список поставщиков из базы компании и сведений о прошлых закупках.
Проверьте и выберите поставщиков
В таблице доступны три способа собрать список для рассылки:
Первичный список и дополнительный поиск по базе компании. Доступное количество поисков в интернете не уменьшается.
Запускается только после нажатия кнопки и расходует один доступный поиск.
Подходит, если нужного поставщика нет в результатах. Укажите название и адрес электронной почты.
Соберите список для рассылки
- Откройте карточки поставщиков и проверьте контактные данные.
- Выберите поставщиков, которым нужно отправить запрос.
- Добавьте адрес электронной почты каждому выбранному поставщику, если он не заполнен.
- При необходимости отметьте поставщика как качественного или неподходящего для текущего товара.
Когда список готов, нажмите «Подтвердить».
Проверьте письмо и отправьте запросы
Проверьте подготовленный черновик
KAPI сформирует тему и текст письма на основе заявки.
- Проверьте предмет закупки, количество, адрес и дополнительные требования.
- Нажмите «Редактировать», если нужно изменить тему или текст.
- В режиме редактирования можно добавить вложения.
- Проверьте, нужна ли в письме карточка организации.
Подтвердите письмо
После финальной проверки подтвердите письмо. KAPI создаст отдельную переписку с каждым выбранным поставщиком и поставит письма в очередь отправки.
Следите за ответами и предложениями
После отправки писем заявка появится в разделе «Личное» → «Заявки». В нем отображаются созданные вами отправленные, завершенные и архивные заявки.
- В карточке заявки видны товар, количество, адрес доставки, выбранные поставщики и количество полученных ответов.
- Для каждого поставщика отображаются полученные цена, срок поставки и комментарий, если эти сведения есть в ответе.
- Из карточки заявки можно открыть подробную переписку с нужным поставщиком.
- В разделе «Личное» → «Чаты с поставщиками» можно отдельно просматривать все свои переписки и отправлять дополнительные сообщения.
- В карточке заявки можно скачать итоговый отчет. После выбора поставщика подтвердите сделку в его переписке.
Проверьте результат
- Заявка содержит товар, количество и адрес доставки.
- Для рассылки выбран хотя бы один поставщик с адресом электронной почты.
- Текст письма и вложения проверены.
- Запросы поставщикам отправлены.
- Заявка доступна в разделе «Мои заявки», а подробная переписка — в чатах с поставщиками.