Как создать новую заявку?
Создание чата, описание потребности, проверка и подтверждение заявки.
Что вы создадите
Заявка в KAPI начинается с обычного сообщения. Вы пишете, что нужно купить, а сервис собирает из текста товар, количество, адрес доставки и важные условия.
Что подготовить перед началом
Для создания заявки достаточно трех обязательных данных. Остальное можно добавить сразу или уточнить позже в этом же чате.
Название, марка, размер, сорт, артикул или другие признаки, по которым поставщик поймет, что именно требуется.
Число и единица измерения: штуки, килограммы, метры, упаковки, тонны или другой привычный для закупки вариант.
Полный адрес не всегда обязателен. Если точного адреса пока нет, укажите город, область или населенный пункт.
- Если есть срок поставки, напишите его в первом сообщении.
- Если важны условия оплаты, добавьте их рядом с описанием товара.
- Если надо искать поставщиков в определенном регионе, сразу укажите это как подсказку.
Откройте новый чат
Нажмите «Новый чат»
В левом меню нажмите «Новый чат». Откроется экран для первого сообщения по закупке.
Если вы читаете инструкцию без входа в сервис, сначала войдите в учетную запись. Создавать заявки могут только авторизованные пользователи.
Опишите потребность обычными словами
Напишите, что нужно купить
Не нужно заполнять сложную форму. Напишите закупку так, как объяснили бы ее снабженцу или поставщику.
Ответьте на вопросы KAPI
Если в сообщении не хватает товара, количества или адреса доставки, KAPI попросит уточнить данные. Ответьте в этом же чате, отдельную заявку заново создавать не нужно.
Если нужно добавить условие для поиска, тоже напишите его сообщением. Например: «Дополнительно проверь поставщиков из Самары».
Проверьте и подтвердите заявку
Проверьте сводку
Когда обязательные данные собраны, KAPI покажет сводку: товар, количество, адрес доставки и дополнительные условия, если вы их указали.
- Проверьте название товара и характеристики.
- Сравните количество и единицу измерения.
- Проверьте адрес или город доставки.
- Посмотрите, попали ли в заявку важные ограничения и пожелания.
Нажмите «Подтверждаю»
Если все верно, нажмите «Подтверждаю». После этого заявка считается собранной, и KAPI подготовит первый список поставщиков.
Что будет после подтверждения
KAPI подготовит стартовый список поставщиков из базы компании и прошлой истории закупок. Если подходящих поставщиков там нет, сервис предложит добавить поставщика вручную или запустить поиск в интернете.
Где потом найти заявку
Пока вы собираете заявку, выбираете поставщиков или готовите письмо, вернуться к работе можно через раздел «История» в левом меню.
После отправки запросов поставщикам свои заявки можно смотреть в разделе «Личное», затем «Заявки». Руководитель также может смотреть заявки компании в разделе «Компания», затем «Заявки».
Если товар уже есть в разделе «Товары»
Можно открыть товар и нажать «Создать чат из этого товара». Тогда товар уже будет выбран, а KAPI попросит указать количество и адрес доставки.