Как KAPI обрабатывает ответы и предложения?
Получение ответа, анализ письма и вложений, извлечение цены, срока и условий поставщика.
Что происходит после ответа поставщика
Когда поставщик отвечает на письмо KAPI, сервис связывает ответ с нужной заявкой и отдельным чатом поставщика. Письмо и принятые вложения сохраняются в переписке, а предложение передается на автоматический анализ.
Ответ попадает в переписку
Поставщик отмечается как ответивший. В списке чатов появляется новое входящее сообщение.
KAPI читает письмо и файлы
Сервис использует текст ответа, данные заявки и доступные вложения, чтобы найти основные условия предложения.
Результат появляется в заявке
Извлеченные данные показываются рядом с поставщиком и попадают в итоговый Excel-отчет.
Какие данные KAPI ищет в предложении
Цена за единицу
Например, цена за штуку, килограмм, метр или тонну. KAPI сохраняет валюту и единицу измерения, если они указаны.
Общая цена
Сумма за весь объем закупки, если поставщик указал ее явно или она надежно считается из данных предложения.
Срок поставки
Конкретная дата или срок, например «5 рабочих дней» или «до 21 июня».
Комментарий
Важные условия: НДС, доставка, валюта, упаковка, минимальная партия, предоплата и другие оговорки по цене.
Где смотреть обработанное предложение
Откройте заявку
Перейдите в «Личное» → «Заявки». Руководитель может открыть «Компания» → «Заявки».
Обновите и разверните заявку
Нажмите «Обновить», затем откройте нужную заявку. Ответившие поставщики отмечены плашкой «Ответил» и показаны выше остальных.
В строке поставщика отображаются цена за единицу, общая цена, срок поставки и комментарий. Нажмите на поставщика, чтобы открыть исходное письмо и вложения.
Как проверить автоматическое распознавание
Автоматическое извлечение ускоряет сравнение поставщиков, но не заменяет проверку коммерческого предложения перед заказом.
- Откройте чат поставщика из строки в заявке.
- Сверьте цену с текстом письма, счетом или коммерческим предложением.
- Проверьте единицу измерения: штука, упаковка, килограмм, тонна или комплект.
- Уточните, входит ли НДС и доставка в указанную сумму.
- Проверьте минимальную партию, условия оплаты и срок действия предложения.
Что происходит с последующими ответами
Поставщик может прислать уточнение: изменить цену, добавить срок или пояснить условия оплаты. Каждое новое письмо сохраняется в той же переписке и анализируется отдельно.
Если счет пришел не через KAPI
Иногда поставщик присылает счет в мессенджере, передает его сотруднику или отправляет на другой адрес. Такой документ можно добавить к заявке вручную.
Откройте нужную заявку
Перейдите в раздел заявок и разверните закупку.
Нажмите «Добавить счет»
Выберите счет или коммерческое предложение на компьютере.
Дождитесь распознавания
KAPI извлечет данные из файла и добавит предложение в заявку и итоговый отчет с отметкой «Добавлено вручную».